Hromada papírů doma, hora dokumentů v práci – každý z nás zná tento ohromující obrázek, doslova i obrazně. Navíc to není vůbec nejhorší pohled. Nejhorší na tom je, že nemůžete najít dokument, který moc potřebujete. A odtud je už jen krůček ke stresu a zbytečným nervům. Proto pro vás tým Google připravil praktické tipy, díky kterým vnesete do svých dokumentů jednou provždy pořádek, vyhnete se stresu a vnesete do života více pořádku. Zde je náš krátký průvodce, jak třídit dokumenty.
Praktické tipy, jak si uspořádat dokumenty doma i v práci.
Zbavte se nepořádku v dokumentech jednou provždy.
Při úklidu dokumentů zvažte, zda můžete některý z nich začít dostávat v elektronické podobě, např. výpisy z účtu. Snížíte tak množství plýtvaného papíru a možná ušetříte i na bankovních poplatcích.
Jak myjete nádobí?
Segregace dokumentů - užitečné příslušenství
Papíry nestačí pořádně roztřídit. Ty si pak musíte uspořádat a uložit tak, abyste hledaný dopis nebo bankovku vždy snadno našli. Než se pustíte do čištění, připravte si proto veškeré potřebné příslušenství:
- složky nebo složky,
- kartonové krabice, např. na boty
- sponky a kancelářské sponky,
- samolepky / etikety,
- fixy a pero,
- Trička na doklady (hodně!),
- sešívačka, děrovač,
- žluté lepicí papírky,
- pojiva.
Segregace dokumentů - rozdělení do kategorií
Až budete mít všechno potřebné příslušenství hotové, rozmyslete si, do jakých kategorií budete dokumenty dělit. Aby vám nic neuniklo, napište si jejich seznam na papír. Níže naleznete naše návrhy pro nejoblíbenější kategorie. Pro některé se vyplatí zavést dělení na dokumenty týkající se každého člena rodiny.
Zde je náš návrh na kategorizaci:
- Nemovitosti: pojistné smlouvy, vyúčtování, notářské zápisy, smlouvy s energiemi, plynem, dodavateli internetu, oznámení bytového družstva atd.
- Finance: smlouvy a korespondence s bankami, úvěrové smlouvy, výpisy z účtu, doklady o sociálním pojištění, doklady finančního úřadu atd.
- Auto: pojistné smlouvy, účty za opravy, doklady k autu atd.
- Obchodní dokumenty (pokud podnikáte): faktury, smlouvy atd.
- Nákupy: účty, záruky atd.
- Zdraví: záznamy o očkování, výsledky testů, doporučení atd.
- Práce: potvrzení o zaměstnání, pracovní smlouvy, osvědčení, diplomy, posudky.
- Vzdělání: diplomy, certifikáty.
- Osobní doklady: rodné listy, oddací listy, úmrtní listy, soudní dokumenty, plné moci atd.
Začněte archivovat dokumenty doma i v kanceláři
Zapište si název každé kategorie na samostatný list. Umístěte podepsané stránky na svůj stůl nebo na podlahu - kde budete ukládat dokumenty. připraveni? Je čas začít třídit. Vyplatí se také připravit místo na vyhození nepotřebných papírů, protože při procházení jistě najdete a podobně. Pokud uklízíte kancelář, dejte nepotřebné papíry do skartovačky, pokud jste doma - nezapomeňte je roztrhat.
Uspořádejte dokumenty
Přečtěte si také: Jak vyčistit počítač zevnitř
Když jsou všechny dokumenty seřazeny podle kategorií, vložte je do složek nebo do pořadačů. Doporučujeme uspořádat dokumenty v pořadí od nejstarších po nejnovější. Díky tomu snáze najdete ty nejaktuálnější a udržíte si pořádek ve svých pořadačích - příště můžete přidat více dokumentů dopředu.
Udělejte podrobný popis
Nakonec popište pořadače a šanony - nalepte na ně samolepky / štítky nebo lepící papírky a podepište je. Zbývá jen položit na polici. Uf. Připraveno!
Uspořádejte dokumenty za chodu
Abyste neztráceli čas vkládáním každého nového dokumentu nebo oznámení do pořadače, sbírejte je společně do jednoho kontejneru nebo do krabice. Protože by se do krabice měly vejít listy A4, bude pro tuto roli ideální krabice od bot. Jednou týdně (u pracovních dokumentů) nebo jednou za měsíc (u dokumentů, které máte doma), věnujte čtvrt hodiny jejich uložení do vhodné složky nebo pořadače. Díky tomu snadno udržíte pořádek v kanceláři i doma, zbavíte se stresu a nepořádku!
