Hromadí se vám účty ve spodní zásuvce, nemůžete již najít údaje o pojištění vozidla nebo zoufale hledáte své výplatní pásky? Pak je nejvyšší čas udělat si v dokumentech pořádek. Zde se dozvíte, jak třídit papíry a jak si udělat pořádek v počítači, abyste mohli v budoucnu rychleji najít důležité dokumenty.
Třídit dokumenty a vyčistit počítač
Když se prohrabáváte hromadami papíru, abyste našli své faktury, je na čase, abyste si dokumenty seřadili. Přečtěte si více zde.
Pokud chcete vyčistit počítač, můžete si vybrat z široké škály softwaru, který si můžete zdarma stáhnout z internetu. Ve většině případů je drahý software zbytečný. Rychlé vyhledávání na internetu vám pomůže najít vhodný bezplatný software pro vaše účely.
Používáte k praní prádla prací prášek, kapsle s pracím prostředkem nebo tekutý prací prostředek?
Uspořádejte dokumenty
Abyste se s chaosem vyrovnali, měli byste se nejprve rozhodnout pro systém, pomocí kterého můžete své záznamy organizovat. Měli byste to navrhnout tak, aby vám to dávalo smysl. Nejdůležitější dokumenty by měly být vždy na dosah – nejdůležitější údaje by proto měly být umístěny v horní části každé složky nebo kartotéky, kde je snadno znovu najdete. Následující tipy vám pomohou vytvořit smysluplný systém.
- Vytvářejte kategorie a uspořádejte obsah chronologicky: Vytvářejte složky nebo soubory pro různé tematické oblasti, ve kterých můžete dokumenty uspořádat chronologicky. Použijte například pracovní složku pro výplatní pásky a pracovní smlouvy, složku pojištění pro auto, domov a životní pojištění a bankovní složku pro bankovní výpisy a informace o účtu. Do složky banky vložíte nejstarší výpis z účtu na zadní stranu, nejnovější na přední atd.
- Uchovávejte důležité kontaktní údaje pohromadě: Abyste při příštím daňovém přiznání nemuseli procházet celou složku, abyste našli telefonní číslo své účetní, měli byste si vytvořit další složku se všemi důležitými kontaktními údaji a jména vašich kontaktních osob.
- Vytvářejte přihrádky pro nové dokumenty: Přihrádky používejte k třídění příchozí korespondence, abyste ji poté mohli rychleji zpracovat. Takže může mít smysl vytvořit úložiště pro došlé faktury a úložiště pro všechny ostatní dopisy a dokumenty. To vám ušetří čas při třídění a ukládání dokumentů.
- Třiďte papíry pravidelně: čím častěji nové dokumenty organizujete a zařazujete, tím méně námahy to stojí. Zabraňuje také pozdnímu placení účtů a nedodržení termínů. Například jednou týdně projděte své soubory a poté je založte.
Vyčistěte počítač
Digitální data je také nutné čas od času třídit. To vám nejen pomůže lépe se orientovat ve vlastním počítači, ale také zrychlí práci vašeho počítače a vytvoří další úložný prostor. Zde je to, co dělat, když chcete vyčistit počítač:
- Nejprve odinstalujte všechny programy, které již nepoužíváte, jejichž platnost vypršela nebo které vlastníte více. Zeptejte se sami sebe, zda opravdu potřebujete tři různé prohlížeče a zda chcete znovu hrát staré hry.
- Poté byste měli odstranit dočasné soubory, které smazané programy zanechávají. Novější operační systémy mají často čištění disku, které tento krok provede automaticky.
- Poté odstraňte všechny staré soubory, které již nepotřebujete.
- Kdykoli čistíte pevný disk, má smysl jej poté defragmentovat. Tím se vyplní mezery po smazaných programech, když se zbývající data přiblíží k sobě. U novějších pevných disků, tzv. Solid State Disks (SSD), to již není nutné. Zde operační systém automaticky informuje pevný disk o tom, kde je místo pro nová data, což může zvýšit rychlost zápisu.
Bez ohledu na to, zda se jedná o PC nebo stůl – usnadněte si život tříděním dokumentů a vytvořením archivačního systému odolného vůči budoucnosti. To zrychluje nepříjemné úkoly, jako je placení účtů a obnova pojištění.
- Třídění papírů a úklid na pevném disku: Nezáleží na tom, zda chcete uklidit dokumenty ve studovně nebo soubory v počítači. Prvním krokem je vždy získat přehled o tom, co již máte, a vyklidit všechny nepotřebné papíry nebo soubory.
- Uspořádejte si počítač a dokumenty: Poté si můžete vybrat organizační systém, který vám pomůže rychle najít důležité věci.
- Udržování pořádku: Snad nejobtížnějším krokem je pokračovat v používání nového systému i v budoucnu. To znamená, že pravidelně zakládáte nové účty a dopisy a ukládáte soubory do počítače tam, kam patří.
Přečtěte si také: Odstraňte skvrny z matrace
